Mejl utan Treo och Alvedon

treoHuvudvärk. Jag hade tröttnat på huvudvärk.

– Upplever du stress på jobbet? frågade doktorn.
– Nej, inte direkt. Det enda problemet är väl att jag inte hinner med att svara på alla mejl.

Han hade ingen medicin mot det. För huvudvärken kunde jag prova en kombination av Treo och Alvedon.

– …men det är ingen långsiktig lösning, sa doktorn.

Några dagar senare körde vi ett rundabordssamtal med Louis Richardson. Han är IBMs globala expert på sociala intranät. Vi pratade bland annat om mejl.

– Vi har en kille här på IBM som helt har slutat med mejl. Istället använder han samarbetsfunktionerna i intranätet för att kommunicera. Till en början var det många som trodde att han skulle bli helt isolerad men det har blivit precis tvärt om. Naturligtvis får han fortfarande mejl, men han besvarar dem aldrig direkt utan använder istället via vårt sociala intranät. På så sätt kan andra dra nytta av diskussionen. Hans mejlbox är alltid tom när han lämnar jobbet.

För mig lät det här som lösningen på huvudvärken med huvudvärken, men samtidigt ställer det en del frågor. Över till checklistan:

Checklista

  1. Har jag någon skyldighet att spara mejl som andra skickar till mig?
  2. Hur hanterar jag saker som jag måste komma ihåg?
  3. Vad kommer de runt omkring mig tänka om det här?
  4. Kan jag helt sluta med mejl?
  5. Kommer jag ha en tom mejllåda varje dag?

På den första frågan är svaret både ja och nej. Tar jag emot information som är av betydelse för de affärer vi gör (exempelvis beställningar) så måste dessa naturligtvis sparas. Däremot ska de inte sparas i min inbox och inte heller i min egna mappstruktur. De ska in i CRM-systemet och kopplas mot de offerter som finns registrerade där. Sen slänger jag mejlet.

Information som rör de projekt jag jobbar med ska inte heller ligga i min inbox, de ska istället föras in i projektdokumentationen. Här har vi redan en rutin där vi har interna loggar för pågående projekt och viktig information som jag får via mejl lyfts därför in i loggen. Sen slänger jag mejlet.

Saker som jag måste göra kan antingen åtgärdas direkt eller planeras för framtiden. Framtida händelser passar bra i kalendern. Aktiviteter i projekten läggs i backloggen eller så läggs de till min egen aktivitetslista. Det som tar mindre än fem minuter försöker jag åtgärda direkt. Sen slänger jag mejlet.

Ibland händer det att jag får mejl med viktig information. I ungefär 90 % av fallen är informationen av typen ”nu när jag vet det här behöver jag inte ha kvar mejlet”. Resterande 10 % lyfter jag över och taggar i min personliga logg på intranätet. Det gör att jag enkelt kommer åt informationen via mobilen (för visst funkar intranätet mobilt, det är ju ändå 2012) och ofta visar det sig att just den här typen av information är intressant för mina kollegor. Därför är det bra att den görs sökbar såväl via fritext som via taggar. Sen slänger jag mejlet.

 

För extern kommunikation fungerar mejlen bra för det den är avsedd för – alltså för att skicka meddelanden. Däremot var inboxen aldrig tänkt som ett projektplaneringsverktyg eller ett arkiv. Jag kan således inte helt sluta skicka mejl. Däremot är det inget problem att ta bort de mejl jag får förutsatt att de hanteras enligt ovan.

Nu har jag levt enligt det här i några veckor och börjar faktiskt tro att det fungerar. Vad gäller huvudvärken så är det här den långsiktiga varianten på Treo och Alvedon – och ja, jag har en tom inbox varje dag.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *