Dokumentdelning – den digitala sophögen

– Det är så svårt att hitta något…

Det är en av de vanligaste invändningarna jag hör när vi diskuterar mindre genomtänkta fildelnings/intranätslösningar. Många tror att det här är ett tekniskt problem, att det behövs en bättre sökmotor men ofta är problemet allt annat än tekniskt.

Istället är det som när du flyttar. Till en början har du ambitionen att sortera allt i rätt lådor och att slänga det du inte längre behöver. Ofta går det bra till en början, men när det närmar sig själva flytten så står du där med diverselådorna där du slänger ner det du inte orkade sortera.

En fildelning/intranät baserad på diverselådor kan aldrig bli bra, men hur gör man för att undvika det? Hur bygger du ett system som fungerar bättre än lådor på vinden?

Det första är att göra det enkelt att spara undan rätt information allt eftersom arbetet fortskrider. Här ser jag bloggen som ett utmärkt sätt att skapa kronologi och enkel taggning, gärna kompletterat med relevanta dokument och filer. Det var någon som sa att ”kunskap är erfarenhet och att allt annat är information”. Det centrala med det sociala intranätet är att fånga kunskapen. Information är betydligt lättare att återskapa och ofta är den irrelevant den dag du hittar den eftersom den snabbt blir inaktuell.

Det andra är att knyta informationen till person. Om det i efterhand går att spåra tillbaks till rätt person så är det kanske inte lika nödvändigt att spara allt det där som annars hamnar i diverselådan. Återigen, det viktiga är inte alltid att fånga varje enskilt dokument – det viktigaste är att bevara kunskapen, det som förklarar hur och varför.

Det tredje är att inte vara rädd för att spara för lite. Vill du göra det enkelt för dina kollegor att återanvända din kunskap måste du se till att bara spara det som är viktigt. När du exempelvis uppdaterar din fantastiska presentation ska du se till att skapa en ny version eftersom ett av de största problemen kunskapsdelning är att du använder fel version.

Du ska känna dig lugn om du någon gång ibland saknar något som du inte sparade. Då har du tagit ett steg i rätt riktning bort från den digitala sophögen.

 

PS. All eventuell avsaknad av antydningar att Sharepoint lätt blir ett system av lådor på vinden är helt oavsiktliga…

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

En kommentar om: “Dokumentdelning – den digitala sophögen

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *