Knowledge management på intranätet

I ett tidigare liv arbetade jag med Knowledge Management. Det handlade enkelt uttryckt om att se till att de nyanställda blev produktiva och utförde sina nya uppgifter med hög kvalitet. Det konkreta problemet vi skulle lösa var att skapa en organisation som var mindre beroende av ett fåtal experter i ett skede när bolaget expanderade.

Genom att sprida goda exempel och skapa tydliga processer och ramar för arbetet kunde det kreativa arbetet struktureras på ett sätt som radikalt effektiviserade den dagliga gärningen. Genom att sätta upp återkommande erfarenhetsutbyten, skapa dokumenterade metoder och genom att aktivt coacha varje konsult lyckades vi accelerera inlärningen. Vi skapade helt enkelt ett Knowledge Managament-system.

Låt mig först bara definera vad ett Knowledge Management är (egentligen)?

Kunskapshantering (KM) omfattar en rad strategier och metoder för att identifiera, skapa, representera, distribuera företagets samlade erfarenheter. Kunskapen finns antingen samlad hos individer eller inbäddade i organisationer som processer eller metoder.

Knowledge Management fokuserar vanligtvis på organisatoriska mål som förbättrad prestanda, konkurrensfördelar, innovation, utbyte av lärdomar, delaktighet och ständig förbättring (kaizen).

Grundfrågor som vi vill svara på är ”hur blir man erfaren snabbare?”, ”hur kan vi överföra kunskap effektivt?” och ”hur skapar vi större delaktighet?”.

Knowledge Management överlappar organisatoriskt utbildning och kan skiljas från att genom ett ökat fokus på hantering av kunskap som en strategisk tillgång. En viktig del inom Knowledge Management är att uppmuntra till utbyte av kunskaper. Knowledge Management anses vara en viktig möjliggörare för den lärarande organisationen.

Det sociala knowledge management systemet

Idag sitter jag i en annan roll. Nu arbetar jag med och föreläser om grundfrågorna ovan. Frågan för dagen är hur ett sociala intranätet kan fungera som ett knowledge management-system? Många ser det sociala intranätet som ett modernt sätt att kommunicera, men vi menar att det är mycket mer än så.

Det sociala intranätet ett Knowledge Management-system. Rent tekniskt lånar det sociala intranätet många bra idéer från de senaste tio årens utveckling på internet. Wikis, bloggar och diskussionsforum samlar de anställdas tankar och erfarenheter. Det kompletteras med filer, projektstyrning och mer informella statusuppdateringar. Detta bygger väldigt snabbt upp en stor och användbar kunskapsbas.

Nu kan vi med enkla medel utbyta idéer med personerna som vi knyter till vårt nätverk. En viktig del är att den dokumenterade informationen är enkelt sökbar. Det andra (som är ännu viktigare) är att vi upptäcker information genom våra kollegors tips och agerande.

Här skapar vi ett Knowledge Management-system utan krav på formell taxonomi och utan krav på formella (och svårdefinierade) processer. De fördelar vi uppnår är exempelvis att:

1. Vi bevarar erfarenheter när anställda av olika anledningar lämnar organisationen
2. Utbildningstiden för nyanställda kortas och de får också en möjlighet att själva hitta informationen
3. Genom att göra det enkelt att återanvända (hitta) tidigare genomfört arbete effektiviseras arbetet
4. Information kan delas utan påverkan av organisationens hierarki

Varje punkt motiverar i sig själv ett införande av sociala funktioner. Allt sammantaget kommer snart att göra integrerade sociala funktioner lika självklart som telefoner och mail. Den stora utmaningen verkar ligga i att erkänna att dagens samarbete inte är optimalt, men du låter väl inte det stå i vägen för framtiden?

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

2 kommentarer om “Knowledge management på intranätet

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *