Gör du något för framtiden, del 2

Det här är en fortsättning på posten om arbeta-för-framtiden. Där konstaterade vi att varje dags arbete borde skapa något som är bättre för framtiden.

Låt oss anta att du varannan arbetsdag (du kanske inte lever i en helt ideal värld) skapar något för framtiden. Varje gång du gör det kan du göra samma sak 10 minuter fortare nästa gång. Det här är i ärlighetens namn ganska liten besparing, men låt oss vara försiktiga med våra antaganden. Det här är förövrigt baserat på en sann historia. Vi kan kalla honom Hagnus. Han har jobbat ungefär så här i över tio års tid, varav de senaste två åren med IBM Connections.

Det betyder 30 minuters framtida besparing varje vecka. Räknat över ett år innebär det en halv veckas arbete. I den sanna historien handlar det om betydligt mer tid, tid som Hagnus ofta har igen när tiden är knapp och alternativet är övertidsarbete.

Låt oss också anta att det du gör förenklar för några av dina närmaste kollegor. Eftersom de är inte har samma erfarenhet av att lösa ditt problem så spar de förmodligen mer än den dubbla tiden du sparar. Men låt oss återigen vara lite försiktiga i våra antaganden. Därför säger vi att dina idéer skapar lika mycket besparing för andra (totalt sett) som de skapar tidsbesparing för dig. Så, det blir ytterligare en halv veckas arbete som ditt arbete-för-framtiden skapar. I den sanna historien så berättade Hagnus sina mer eller mindre kloka tankar på återkommande internutbildningar och erfarenhetsutbyten innan han fick ett socialt intranät.

Det betyder att ditt arbete skapar en veckas besparing. Det betyder i procent att organisationen blir drygt 2 % effektivare. Det betyder översatt i pengar (räknat på en normal lön för en normal tjänsteman i ett normalt företag med normal arbetstid och normala arbetsuppgifter) ungefär 10 000 kr per person och år.

Men, undrar du, är det här verkligen rimligt? Stämmer det att enkel delning och ett enkelt socialt nyhetsflöde skapar ett så pass stort värde?

Frågar du någon som arbetat med ett verktyg för socialt samarbete och därefter tvingats tillbaka till Mail, Möten och M: är svaret Nej. Frustrationen att backa tillbaka från ett fungerande informationsflöde motsvarar mer än någon halvtimme i veckan. Tid som ofta får läggas kvällar och helger för att få saker och ting att fungera.

Frågar du någon som är ny på jobbet och som tvingas arbeta med Mail, Möten och M: så är svaret också Nej. Frustrationen att inte förstå hur du bäst utför arbetet du är satt att göra motsvarar många timmar i veckan under en alldeles för lång tid. Effektiviteten under de första månadernas anställning kan med största sannolikhet fördubblas om du enklare kan dra nytta av företagets samlande erfarenhet med en enkel sökning.

I den sanna historien har Hagnus delat ungefär 100 dokument under det senaste året. Av dessa har ungefär hälften återanvänts av kollegorna. Sammantaget är återanvändningen av dokumenten det tredubbla, ungefär 300 gånger. Det är alltså så många gånger som en persons arbete gjort att hjulet inte behövde uppfinnas ytterligare en gång. Så svaret även här är Nej. Värdet är återigen betydligt högre än i de försiktiga antagandena.

Så dessa tre Nej gör att svaret på frågan om rimlighet (enligt någon sorts självklar logik) blir ett klart Ja.

Det finns egentligen bara en parameter som kan förstöra kalkylen och det är hur väl du lyckas införa den här typen av lösning. För varje anställd som inte använder de sociala funktionerna minskar den totala nyttan. Det är därför det är viktigt med en genomtänkt implementationsplan. Rent tekniskt är det inte svårt att få det att fungera, det finns färdiga och beprövade lösningar.

Utmaningen är inte att räkna hem investeringen, utmaningen är att få organisationen att förstå värdet av ökat samarbete. Det är därför sociala funktioner inte handlar om teknik utan om förändringsledning. Lyckas du få upp användningen av ett socialt knowledge management-system har du räknat hem investeringen på mindre än ett halvår. Lågt räknat.

 

Hagnus heter egentligen något annat (och i den sanna historien skriver Hagnus om sig själv i tredje person).

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *