Social fildelning – så delar du filer i Connections

Vi får ofta frågan om best practice. Så här tycker vi om Filer i IBM Connections.

Enkelt uttryckt finns det två sätt att dela filer i Connections, antingen som en egen fil eller i en gemenskap. Jag rekommenderar att du alltid delar filer som en egen fil och jag ska försöka förklara varför.

Åtkomst

När du delar en fil som egen fil (Mina filer) kan du själv välja om du vill dela med personer och/eller gemenskaper. När du delar i en gemenskap delas filen med den gemenskapen och endast den gemenskapen. Det betyder att filen inte kan göras social utanför den gemenskapen vilket jag tycker går emot hela idén med en social plattform.

En egen fil kan vara privat (inte delas med någon), delas med utvalda personer eller gemenskaper. När du delar en fil kan du ge läs eller redigeringsrättigheter. Det är endast personer med redigeringsrättigheter som kan ladda upp en ny version av dokumentet. För en egen fil är det också lätt att meddela andra användare om filen (något som är ett betydligt bättre sätt att dela information än att maila samma fil). När filen finns i Connections samlas versioner, diskussioner och delningsinformation på ett och samma ställe. Det är en av de viktigaste anledningarna till sociala fildelning.

Om en fil delas med en gemenskap kommer gemenskapens åtkomst att styra hur filen görs tillgänglig. Delas filen med en gemensam eller modererad gemenskap kommer filen per automatik att bli gemensam. Det är endast för begränsade gemenskaper som filen inte blir gemensam för alla användare av Connections. Det här är viktigt att komma ihåg om du delar känslig information.

Dela

Det finns flera olika sätt att dela en fil.

– via webbgränssnittet

– via Windows-connectorn

– via mobil

Webgränssnittet ger en bra överblick om hur filen delats, vilka som laddat ner filen, vilka versioner som filen har. Att ladda upp filer via ett webgränssnitt är enkelt men något långsamt om du ska dela många filer.

Windows-connectorn är det enklaste sättet att dela filer. Genom att bara dra filer från någon mapp på datorn till connectorn så öppnas fildialogen för delning och etiketter. Det gör det enkelt att dela många filer snabbt och enkelt. Via Connectorn är det också enkelt att lägga över filer (från Mina filer) till mappar för att på så sätt skapa en tydlig filstruktur.

Det mobila gränssnittet används i nuläget huvudsakligen för att ta del av delad information och i första hand är kommentarsfunktionen det som används mobilt. Vi ser däremot en trend att allt mer material också produceras på mobila enheter.

Mappar

Mappar i Connections skiljer sig från en hierarkisk mappstruktur då mappar endast fungerar i en nivå. Samma fil kan dock delas i flera olika mappar vilket gör det enkelt att dela filen i mer än ett sammanhang. Det här är ett annorlunda tankesätt där det är mycket viktigt att förstå skillnaden.

Mappar kan samla filer från flera olika personer och gemenskaper(förutsatt att filerna först delats som egen fil). Det här betyder att filen fungerar som en brygga mellan två intressegrupper som har intresse i samma fråga vilket. Det gör att diskussionerna från respektive gruppering kan berika kommentarer och förbättringar. Det här är en mycket viktig del av social fildelning.

Sammanfattning

Avslutningsvis sammanfattar vi de tre viktigaste sakerna att komma ihåg vad gäller filer i IBM Connections.

Använd Connectorn för filer – enkelheten är nyckeln för en fungerande delning. Connectorn gör det enkelt.

Dela alltid filer som egna filer – egna filer kan enkelt delas med både personer och gemenskaper.

Använd mappar för att samla liknande dokument – genom att använda mappar för att gruppera filer blir det enkelt att hitta relaterade dokument.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

5 kommentarer om “Social fildelning – så delar du filer i Connections

  1. När du delar egna filer med gemenskap används ditt personlige diskutrymme och när du delar i en gemenskap (ej egna fil) så används gemenskapens diskutrymme.

    Storleken på den personliga och på gemenskapsutrymmet bestäms av systemägare/administrator. I en Connections-miljö där det personliga diskutrymmet är reducerad kan det finnas skäl till att lägga filen som egen fil och i stället välja att lägga den rakt i gemenskapen.

    Alternativt kan man se över disk-gränserna så att de anpassas denna Best Practice som du beskriver.

    1. Det är en bra poäng Vegar. Det finns flera saker man kan säga om diskutrymme. Det är ofta några få personer som behöver mycket mer diskutrymme än alla andra. Framför allt blir det här aktuellt när man delar mediafiler som ljud och video. Därför tycker jag att se över diskgränserna är den bästa lösningen. Det som också är negativt med att dela i en gemenskap är att det skapar rätt mycket frågor hos användarna när ”samma” funktion beter sig på olika sätt beroende på sammanhang.

  2. Instämmer med föregående talare (i plural). Skulle därtill vilja slå ett slag för att vara generös med att etikettera filerna så att de blir lätta att hitta genom att filtrera på etiketter. (Egentligen föredrar jag etiketter över mappar). Om man är osäker på vilka etiketter man ska använda tycker jag att det enklaste är att tänka: ”om jag sökte efter denna fil, vilka sökbegrepp skulle jag då använda och vad skulle andra kunna tänkas använda – och sedan använder man dessa som etiketter.

    1. Hej Peter,
      känns tryggt att DU håller med. Jag tycker mappar har ett stort värde när det gäller lite mer formella grupperingar. Vi använder det för exempelvis mallar och CV:n, mapparna blir mer platser än sökningar. Det är också smidigt att dela mappar i gemenskaper.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *