Dropbox för företag – bra dokumentdelning?

DropboxNär vi ber kunderna prioritera vad som är viktigast när det gäller samarbete så hamnar alltid dokumentdelning på första plats.

– Vi måste kunna arbeta effektivt med gemensamma dokument!

Alla har insett att samarbetet hämmas av mailande och samtidigt förstått att lösningar som Dropbox strider mot de sekretessavtal vi har med våra kunder. Om du arbetar i offentlig förvaltning är det troligt att du bryter mot lagen när du använder Dropbox för dokumentdelning på jobbet och om du arbetar inom den privata sektorn så bryter du förmodligen mot ditt anställningsavtal.

Ofta finns redan något sorts system för dokumentdelning på plats i organisationen, men användningen är ofta mycket begränsad. Anledningarna till detta är omständligt användning, dålig sökfunktionalitet och som alltid för lite utbildning. Det är alltså dessa utmaningar som måste lösas för att få en fungerande dokumentdelning.

Därför är det logiskt att enkla lösningar för dokumentdelning – som Dropbox – har fått ett stort genomslag. Det gör det mycket enkelt att dela filer med andra, både inom och utanför organisationen. Det mobila gränssnittet är en förutsättning och enkelheten i användningen tar vi numera för givet.

Som backup för mina privata filer fungerar Dropbox alldeles utmärkt. Problemet är att garantera att informationen inte hamnar i fel händer när jag använder ett system jag inte äger och som jag egentligen inte kontrollerar. Det är lätt att glömma bort att de gånger det är gratis så är det DU som är produkten.

Ett viktigt problem som Dropbox har löst är möjligheten att komma åt en fil oavsett vilket enhet du använder. Jag ska inte behöva tänka på att alltid arbeta med den senaste versionen, den ska ligga där på rätt plats den gången jag behöver den – oavsett om jag har uppkoppling eller inte. När jag gör en förändring ska den så fort som möjligt göras tillgänglig för mina kollegor och alla andra som har rätt att ta del av informationen.

För att sammanfatta vad som krävs så kan vi ta utgångspunkt i hur

  1. Automatisk synkronisering
  2. Enkel mobil användning
  3. Offline-stöd
  4. Enkel sökning
  5. Möjlighet att bjuda in gäster

Så långt fungerar Dropbox bra för dokumentdelning. Om vi bortser från det där med lagen och anställningsavtalet. Det kanske är enklast att blunda för det och bara köra på? Eller?

Läs lite mer på Computer Sweden där Olle skrivit en debattartikel.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

2 kommentarer om “Dropbox för företag – bra dokumentdelning?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *