Socialt intranät med IBM Connections på SEB

IMG_4775

Anna Perryman arbetar med digital governance inom group communications. Enheten ansvarar för vissa publika websidor men de flesta på avdelningen jobbar med intranät och intern kommunikation. Uppdraget är att tillhandahålla moderna tjänster och att på bästa sätt ”hålla ihop” den tekniska miljön.

För några veckor sedan gjorde jag en intervju med Anna. Det blev, föga förvånande, en intressant diskussion och här följer lite tankar. För att det ska bli enkel att hålla ordning på vad som är vad så skriver jag Annas svar i kursivt.

Fokus i införandet så här långt ligger på att få användaren att förstå filer, wikis, bloggar till viss del forum. En stor utmaning är att flytta över funktionalitet som traditionellt hanteras med mail.

Det mailas mycket gruppmail och vi har otroligt många funktionsbrevlådor. Det blir mycket och långa mail. Men det finns ett problem…. Inom den finansiella sektorn är att det är så mycket som vi inte får ha öppet ens inom bankens väggar. Om jag exempelvis jobbar med en viss kund så får inte kollegan bredvid mig veta vem kunden är och definitivt inga detaljer. Jag kan inte lägga upp en statusuppdatering som att ”idag besöker jag egbs”, det är emot finansinspektionens regler.

Den här begränsningen gör att det rent formellt kan vara svårt att ändra arbetssättet att bli mer socialt. Men det finns naturligtvis lösningar.

Vad vi får göra är att ha en låst gemenskap där man får skriva om alla dessa namn inom den gemenskapen. Men det finns en begränsning på hur stor gemenskapen får vara.

Strategier

Samtalet glider över i strategier för förändringsarbetet. Här handlar det om att hitta bra exempel för att göra snabba och naturliga förbättringar.

Vi har sett ett par områden där vi ser att här är någonting som skulle hjälpa alla. Exempelvis så finns det en helpdesk som de flesta har kontakt med. Idag når du helpdesken på telefon och som alltid är det tidsödande för dem att få samma frågor hela tiden. Här försöker vi få till en specialdesignad gemenskap för helpdesk med fokus på forum och wikies. Idag finns det en wiki som en egen ö och som inte är sökbar i resten av intranätet. Här finns det förbättringspotential.

Idag finns det en organisk tillväxt på det sociala intranätet. Ett sätt att nå nya användare är regelbundna inspirationsmöten.

Många känner sig väldigt inspirerade men jag upplever att om det är tio personer på ett möte så är det kanske en av dem som faktiskt blir en aktiv användare.

Det här bekräftar min egen uppfattning. För att ändra ett beteende krävs det många möten över en längre tid. Det är därför vi pratar mycket om det coachande ledarskapet när vi genomför förändringar.

Ska man lära ut funktioner så är det bra med mindre grupper det blir mer effektivt. Tio personer tycker jag fungerar bäst. Det som är svårt är att de som blir intresserade endast kommer använda plattformen om det gör deras arbete ”smidigare och bättre för mig”.

Att hitta bra exempel

Det här handlar mycket om jag och vi-fokus. Fördelarna med den sociala plattformen ligger initialt inte i jaget. När jag delar med mig av filer och tankar så gör jag det inte främst för min egen del. Det är för att hjälpa kollegorna. Jag-fokuset kommer först när det sociala intranätet blivit en naturlig kunskapsbas, något som gör mig mer självständig och oberoende i mitt arbete.

Ofta går det att hitta exempel som direkt effektiviserar samarbetet. Ett problem är att exempel där Connections gjort nytta direkt kan vara svårt för andra avdelningar att ta till sig.

Om jag ger ett exempel på ett IT projekt som har skötts fantastiskt smidigt med hjälp av Connections. Men jobbar man inte på IT så är det här så främmande att det inte går att tänka tanken att det skulle kunna hjälpa ”mitt” projekt.

Har du några konkreta exempel när införandet fungerar särskilt bra?

De fallen där det faller bäst ut är där jag blir insläppt, att jag får vara med i deras community. Då kan jag hjälpa till och guida, jag ser ju när dem till exempel saknar mappar osv.

Anna menar att det är väldigt viktigt att lyckas snabbt.

Tyvärr så är det så att man får en eller två chanser och sen blir det inte mer. Sen går tillbaka till mail.

Språket

Idag har 17000 personer i 10 länder tillgång till den interna plattformen. Mycket sker på lokalspråk och det gör att vissa synergier försvinner. Men är det ett problem?

Nej, jag tror inte det. Utmaningen är ofta språket.

Att behöva skriva på ett annat språk är en tröskel som ofta hindrar användningen och här kan det finnas en poäng att initialt släppa synergierna till förmån för ökat användande.

När alla skriver på sitt lokala språk så har man inte en chans att ta del av informationen. Detta gör att man endast når ut till en viss krets. Men med projekt som bara gäller Sverige känns det krystat att skriva på engelska, men samtidigt kanske det då finns någon annan som inte kan ta inspiration för informationen som skrivs.

Vi har med största sannolikhet anledning att återkomma till intervjun med Anna. Men för nu så tackar vi för ett trevligt samtal och nya erfarenheter.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *