Fem steg till ett lyckat förändringsarbete

Över två månader in i det nya året är det en stor risk att dina nyårslöften redan är brutna. 78% för att vara exakt, om man ska tro att vi håller oss på engelsmännens nivå.

Det sägs att den enda som kan motivera dig att genomföra en förändring är du själv, och att en ledare/coach/inspiratörs roll är hjälpa dig att hitta dina drivkrafter, din inre motivation. Hur gör man då när man ska försöka förändra ett arbetssätt hos en grupp eller en organisation? När organisationen är för stor för att gå till varje individ och där det dessutom är osannolikt att hitta en lösning som uppfyller allas behov?

Efter att ha både genomfört och varit med om sådana förändringar under många år har jag noterat fem saker som är avgörande för ett framgångsrikt förändringsprojekt:

1. Skapa delaktighet

Om en arbetsgrupp får vara delaktig i hur de ska jobba, så är sannolikheten mycket större att gruppen tar till sig det nya arbetssättet och de efterfrågade vinsterna infinner sig. Dessutom kommer arbetssättet att anpassas till hur de faktiskt jobbar, inte hur det är tänkt att de ska jobba – ofta en väsentlig skillnad. Det nya arbetssättet blir gruppens eget arbetssätt, och man får en grupptillhörighet som utöver själva arbetssättet också bidrar positivt till produktiviteten.

Jag har sett flera exempel i organisationer där man identifierat en framgångsrik arbetsgrupp och sedan lyfter ur deras arbetssätt och försöker applicera det på andra arbetsgrupper i verksamheten. Det fungerar sällan, och det är inte helt ovanligt att resultatet blir det motsatta – gruppen har inte fått varit delaktig och arbetssättet upplevs därför som något som tvingats på dem uppifrån, istället för något som man själv varit med och skapat.

2. Inse att en lösning inte passar alla

När man inför nytt arbetssätt eller nya verktyg i organisationen är det ofta väsentligt att hela organisationen nyttjar det. Vid en första tanke verkar detta rimma illa med delaktighet där varje gruppering själv ska vara delaktig och utforma det nya arbetssättet. Min erfarenhet är att det sällan är några problem att skapa delaktighet om man ger tydliga ramar kring hur mycket man kan påverka. Bestäm tidigt vad som är krav i arbetssättet, och vad som varje grupp kan påverka själva.

En riktlinje att utgå från är att kommunikation mellan enheter och vad gruppen förväntas leverera bör vara fastställt, medan hur man inom gruppen når dessa resultat med fördel kan överlåtas till gruppen att lösa.

3. Ärlig kommunikation

Om ni inför ett nytt arbetssätt eller ett nytt verktyg i organisationen, var då ärliga med syftet och vad ni hoppas uppnå. Om det nya arbetssättet uppenbart inte stödjer det uttalade syftet skapas bara en illvilja och en dålig stämning i bolaget. Det får till följd att arbetssättet / verktyget inte används och nyttorna inte infinner sig.

Om man till exempel inför ett bonussystem för snabbt arbete bör man inte motivera det med att man vill höja kvalitén på sin verksamhet. Då bör man istället vara ärlig med att det är kostnadsbesparingar som driver förändringen.

4. Bli en drivkraft för förändring

Människor har av naturen ett inre motstånd till förändring. För att undvika att saker faller tillbaka i sitt normaltillstånd (det gamla arbetssättet, de gamla verktygen), krävs det att någon står på sig för att se till att gruppen verkligen använder det nya arbetssättet. Efter ett tag kommer detta att vara den nya normen, men bara om man kommer över den första tiden där det fortfarande är nytt. Detta är ofta ett jobbigt steg, men överallt där jag sett ett framgångsrikt införande av ett nytt arbetssätt har det funnits en eller flera dedikerade eldsjälar som ser till att gruppen går längs den nya vägen.

5. Utse ambassadörer

Om du ska införa ett nytt arbetssätt i din egen grupp räcker det med att du själv jobbar enligt de fyra stegen ovan, förutsatt att du själv kan vara den drivkraft som behövs för förändringen. När gruppen blir större, eller om du behöver stöd i att agera drivkraft, behöver du utse ambassadörer.

När du utser ambassadörer, så gör det utifrån personliga egenskaper och intresse, inte utifrån roll i organisationen. En gruppmedlem som är dedikerad, kan en lösning och vågar utmana sina kollegor i att använda lösningen är många gånger mer effektiv än en teamledare som saknar de egenskaperna. Utse ambassadörer med omsorg, och se till att de får stöttning och support i sin roll. Ambassadörer är ett kraftfullt verktyg för att införa förändring, och de är ofta en källa till insikt i hur förändringen mottas ute i organisationen.

 

Nästa gång ni står inför ett förändringsprojekt, utgå ifrån ovanstående checklista. Kan ni bocka av samtliga fem punkter har ni goda möjligheter att lyckas!

 

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

En kommentar om: “Fem steg till ett lyckat förändringsarbete

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *