SGU – post produktion IBM Connections – del 2

För ett år sedan intervjuade jag Andreas Gref, IT-chef på Sveriges Geologiska Undersökning (SGU), då vi påbörjade en resa med IBM Connections. Då var införandet i sin linda, nu är systemet i drift. Läs första intervjun här.

SGU

Inför projektet var rädslan att motståndet kring ytterligare ett verktyg skulle vara stort och att organisationen inte orkade lära sig något nytt. Hur gick det med rädslan?

Till viss del stämde det, ett visst motstånd fanns och finns än idag, vi kan inte nå alla på en gång. Men bland medarbetare har entusiasmen varit större än förväntat. Det såg vi när vi började utbilda. Vi har idag, förutom mina egna utbildningar på lokalkontoren, utbildat snart hälften av alla användare.

Har det tagit lång tid?

Förändringen sker inte över en dag, jag accepterar att alla inte kommer att bidra i plattformen nu och framöver. Men en större andel än förväntat kom igång mycket snabbt.

Var har IBM Connections fungerat bäst?

De grupperingar där användare har en chef som använder IBM Connections använder själva IBM Connections.

Hur gör du med din grupp?

Jag försöker vara en förebild själv då jag varit med och implementera denna plattform. Det bidrar till intresset i min gruppering och dessutom har min vardag blivit lättare med dokumentdelning och information.

Har du några praktiska exempel?

Att dela agenda innan ett möte är det största användningsområdet, liksom protokoll efter mötet. Lätt att se och det försvinner inte i ett e-postflöde och ligger inte inkapslat i ett dokument.

Hur använder din organisation IBM Connections?

De mer erfarna använder wikis mycket, de skriver och dokumenterar och tillika delar sin kunskap den vägen. Mycket mer praktiskt än att skapa dokument, informationen är mer tillgänglig.

Dessutom använder många projekt IBM Connections idag. En samlad yta för information i projekt, agendor, mötesanteckningar, protokoll.

Vilka är problemen med plattformen?

Det största problemet är att det går att göra samma sak på olika sätt. Till exempel en mötesinbjudan kan skickas med mail, i en blogg, i en wiki, i ett dokument. Det är svårt att bestämma ett sätt att göra en sak, man bör vara överens men även då kan man göra olika.

Vilka är dina tips för andra som skall in i IBM Connections?

Policy – regler, t.ex. taggningen, sätt fem taggar per dokument. Gärna på allt du skapar, men framförallt dokument eftersom man inte kan läsa informationen direkt.

Det är bra också om den som skapar en gemenskap har en organisatorisk befogenhet, det är lättare med ägandeskap och driv.

Vad tror du om framtiden i er plattform?

Vi bör börja tagga kunskap i profiler nu för att få en samling av kompetens, nuvarande och gammal. Vi har mer kompetens än vad vi vet om.

Hur viktigt är utbildning?

Väldigt viktig. Kanske inte för att lära sig, men otroligt viktig för att se och skapa nyfikenheten samt få bekräftelse att man gör rätt.

Något du skulle vilja göra mer med utbildning?

På det sättet vi gör idag fungerar bra. Vi samlar grupperingar i hörsal och har 2-3h utbildning.

Vilken är den enskilt största framgångsfaktorn?

Att få chefsgruppen att använda connections för agendor, möten och information. När de arbetar i Connections och delar sin information där, så måste alla in för att läsa den.

Det största motståndet?

Att förklara vad det skall vara bra för, jag möter ofta argumentet ”jag gör ju på ett annat sätt idag”. Att ändra på sig är svårt, oavsett vad som är rätt eller fel.

Vad skulle du gjort annorlunda om du fick börja om?

Egentligen inget, att göra det stegvis och organiskt har ökat acceptansen även om det tagit tid.

När är projektet klart?

Jag skulle säga aldrig – införandet är klart, men det är ett ständigt förbättringsarbete. Jag tycker allt går bra, det går enligt plan. Det går säkert att göra snabbare, men det här har passat oss.

Återigen tack Andreas för att du ställer upp och framförallt för din öppenhet. Jag hoppas på att få göra en avslutande intervju om ytterligare ett år.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *