Undvik viskleken i ditt företag

Viskleken

När vi utbildar och föreläser i sociala Intranät och IBM Connections, brukar en av de första frågorna alltid vara Hur gör jag för att skicka ett privat meddelande någon?

Det enkla svaret, som vi ofta ger, är att du skickar e-post till den personen.

För en lite mer nyanserad bild så visar denna fråga på en kultur av kommunikation som är nödvändig att förändra för att uppnå fördelarna med en social plattform. Vi är så vana att skicka privata e-post-meddelanden till varandra att själva tanken på att den skulle vara öppen för alla känns skrämmande. Tänk om min chef läser detta? Använder jag rätt terminologi? I de allra flesta fall är denna oro obefogad. Det finns absolut frågor som inte lämpar sig att hålla öppna, till exempel personalfrågor eller i vissa fall avtalsfrågor. Men i övrigt finns det en stor vinst i att inte stänga in kommunikationen i sin mailbox.

Ett exempel från verkligheten: Nyligen hade jag en konkret fråga om hur jag redovisade utlägg för SL i vårt ekonomisystem. I normala fall hade jag skickat ett mail till min närmaste chef och frågar hur man gör. Nu ställde jag istället frågan på vårt intranät, och fick svar från en kollega inom 7 minuter. Inom en timme hade denna fråga fått 11 svar, med en vidareutveckling som gjorde att även de som svarat tidigt i tråden lärde sig något nytt. Nyttan av detta är enorm; dels fick flera på företaget lära sig hur man gör detta (även några som svarat på frågan). Min närmaste chef behövde inte engagera sig överhuvudtaget, och kan ägna sin tid till något som gör mer affärsnytta för företaget.

Ändå känns det lite konstigt i början. Vi har i de flesta organisationer en struktur med informationsbärare som sitter på och tolkar information innan de för den vidare. Det är projektledare, teamledare, mellanchefer. De får information av någon (kund, projektbeställare, ledning), gör sin tolkning och vidareförmedlar sedan informationen. Alla ni som lekt viskleken vet att det bara krävs två personer som viskar vidare något innan den ursprungliga meningen är förlorad.

Med ett socialt intranät och en kultur av öppen kommunikation har man möjlighet att undvika detta och istället sprida och dra nytta av den kompetens som finns inom organisationen, utan att vara begränsad av organisatoriska strukturer. Vi har tidigare skrivit om att tekniken är det lätta och kulturen är det svåra. Det gäller inte minst för kommunikation, själva hjärtat i samarbete inom organisationen.

Nästa gång du sätter dig att skriva ett mail, ställ dig själv frågan Varför är det viktigt att den här informationen bara når dessa personer?

Om du inte kan ge ett bra svar på den frågan, gör kommunikationen öppen istället och hjälp till att bygga bort viskleken från arbetsplatsen.

 

Foto: sxc.hu

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *