Vad gör jag när mötestiden är slut?

Vi vet alla att vi är bra på att boka och genomföra möten. Möten som är viktiga, möten som är onödiga, möten med många eller få deltagare kanske för att delge alla samma information eller så bokar vi upp några extra för att ingen skall känna sig utanför eller oinformerad. Får jag påstå att vår möteskultur är bra av en anledning, att skapa jobb? Jag menar att eftersom många sitter i möten, ibland hela dagarna så behöver vi ju personal som kan arbeta också. Producera.

Business_089_Edit(0).jpg

Jag kan inte påstå att det finns någon forskning mitt påstående, men som provokation så fungerar argumentet. Det jag vill ha sagt är att möten är inte alltid produktiva, inte för alla på mötet, kanske för ingen ibland. På möten kan ju bara en person prata i taget, de andra måste ju lyssna. Visst kan det vara produktivt att lyssna, men jag tror det vore mer produktivt om alla kunde prata samtidigt. Min tanke ger att vi i ett möte med fem personer har en ineffektivitet på en faktor fyra. Fyra personer kan inte prata när en pratar. Om ni tycker det är mycket med en faktor fyra, halvera den så blir det fortfarande kontrproduktivt.

Varför har vi då möten, är det för att informera? är det för kunskapsinhämtning? är det för att vi ska få en känsla av att alla tycker lika?

Om vi tänker att jag har en arbetstid på 40h i veckan (eller 37,5h som vi har på mitt företag) och jag är anställd för att producera något, jag kanske är ansvarig för inköp eller programerare eller konsult eller något helt annat. Oavsett så har jag en anställning och jag har en uppgift. Uppgiften och arbetstiden är beräknad på att jag arbetar med min uppgift 100% av min arbetstid. Ibland kan rollen vara delad, flera uppgifter med olika procentandelar. Jag ska producera. Men ingenstans i anställningsavtalet eller på utvecklingssamtal nämns det att du skall lägga x% av din tid på möten. Ja, om jag är säljare eller har t.ex. kundmöten som uppgift, men ni fattar. Jag blir kallad på möten, nästan dagligen, kanske flera per dag, kanske hela dagar. Jag ska fortsätta att producera, det är ju det jag är anställd för. Och är jag en bra medarbetare så jag producerar. Utanför arbetstid.

Nu tycker en del av er att jag är dum, man måste ju mötas och kommunicera, jag är ju människa och jag kan ju inte leva isolerad. Jag gör ett bättre jobb tillsammans med andra, få idéer, skapa, samarbeta.

Nu bygger inte mina argument på att alla möten skall försvinna, vi ska bara effektivisera och rationalisera bort det dåliga. Ineffektiva möten. Sen ska vi ska bli mer produktiva på arbetstid och mindre arbetsrelaterat produktiva på fritiden. Skapa fler idéer, samarbeta mer och skapa!

Jag arbetar dagligen i en plattform, som chef och som medarbetare. En plattform för min egen och delade dokumentation, samtidigt informerar jag om vad jag gör och informerar mig om vad andra gör, kommunicerar vilka beslut jag tar, jag ställer mina frågor och får svar. Allt detta sker öppet om det är relevant. Den plattform vi använder ersätter inte alla möten, den ersätter inte mänsklig kontakt, men den kompletterar. Jag kan kommunicera, svara på frågor, följa projekt och arbeta aktivt med värdebärande information som jag annars behöver kalla till möten, med antingen mina mellanchefer som behöver boka upp möten med sina närmaste kollegor eller med alla anställda. Jag behöver inte avbryta arbetet som de anställda egenligten vill arbeta med. Jag behöver inte gå och fråga ”har du två minuter” som blir tio eller 30. Allt detta i en plattform där det som rör mitt företag inte är hemligt utan kommuniceras öppet. Istället för att boka ett möte för att gå igenom ett nytt kundprojekt efter ett kundmöte så skriver jag direkt på kundmötet hur projektet ser ut, samlat med offert, avtal, agendor, protokoll, kontaktpersoner. I samma sekund jag sparar informationen är all berörd personal informerad. Visst bokar vi upp ett möte och samtalar, men istället för ett 1h lååångt möte så räcker det med ett mycket kortare möte. Mina kollegor har agendan och informationen och har (förhoppningsvis) läst på innan mötet, kommenterat innan mötet, vi går igenom utomstående frågor på mötet, tar beslut avslutar mötet, dokumenterar på samma plats. Vi har sparat tid, arbetstid och fritid.

Varje dag har jag fler möten, men kortare möten. Jag vet mer, jag informerar mer. Jag sparar tid, Ja massor med tid, varje dag.

Så vad gör jag när mötet är slut? Jag har gjort mitt jobb, jag har levererat, informerat. Jag producerar, på arbetstid. När jag går hem är jag ledig, jag har ju ändå arbetat mer än de flesta, på arbetstid.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *