Matilda om CGATE och Pärleportalen

En bland de roligaste uppgifter jag har som bloggare på Statusraden är att få träffa kunder. Att efter en leverans bjuda in och lyssna på mottagarens beskrivning hur det gått. Lite nervöst och spännande.

Matilda

Det senaste stora arbetet vi på EGBS har levererat är ett intranät baserat på IBM Connections för Frälsningsarmén Sverige. Ett projekt som har varit helt agilt, med en stark vision från Kommunikationsenheten, tuffa krav och utmaningar kring användbarhet, mobilitet och datorvana. Vi byggde ett helt nytt gränssnitt ovanpå IBM Connections som blivit så bra att vi nu tillsammans med Frälsningsarmén erbjuder detta till andra kunder i form av konceptet CGATE™ för IBM Connections.

Jag fick chansen att träffa Matilda Swahn som är Personaladministratör, eller HR-generalist om hon själv får beskriva rollen, för att diskutera projektet. Matilda sitter dagligen som rådgivare till chefer i personalfrågor, bland annat rekrytering/uppsägningar och arbetsmiljö.

Vi sitter på Frälsningsarméns huvudkontor på Nybrogatan i Stockholm, en timma hade vi bokat. Jag kom en timma för tidigt vilket var tur, för vi behövde två.

 

Matilda, hur hamnade du i intranätsprojektet?

Vi ville ha representanter från alla delar av organisationen då intranätet gäller alla. Jag var representant från personalkontoret, i min roll ingår att arbeta med IT-frågor och jag har ansvar organisationshandboken.

 

Det är tydliga ansvar, hur var din initiala reaktion på IBM Connections? Ett införande av en social plattform, dina ansvar är rätt tydliga och rätt fram.

Jag var inte med på Connections-utbildning I början av projektet. Det var en plattform som redan finns internationellt i Frälsningsarmén och som vi nu skulle börja använda. Jag hade inte direkt någon åsikt, mer än att det var svårt att förstå och ogreppbart i början. Fick inte grepp om vad det var för plattform, vart man skulle leta, vad plattformen gör och hur vi skulle kunna använda den. Framförallt, hur en datorovan användare skall kunna använda det när inte ens jag kan förstå den.

 

Det låter inte som en optimal början, hur ser det ut idag?

Idag har jag förståelse för plattformen, men har fortfarande lite svårt att se hur hela Frälsningsarmén ska arbeta tillsammans där. Framförallt hur vi ska använda Connections på ett bättre sett och dra nytta av arbetsforum och filhantering

Ja, lokalt funkar det fint, med organisatoriska grupper och tillhörigheter, diskutera i grupperingar beroende på geografisk tillhörighet och grupptillhörighet. Där finns allt idag i CGATE™. Men arbetssättet och metod för att kunna arbeta utanför gränserna är svårt, med tanke på att det bara är vi på HK som fått utbildning. Där behöver vi fundera vidare på hur mycket vi ska utbilda i IBM Connections och hur mycket vi ska vidareutveckla CGATE.

 

Du nämner CGATE™, vad ger CGATE™ utöver IBM Connections?

Det blir lättare helt enkelt, det är lättare att arbeta med CGATE™. Det blir en bättre informationskanal

 

Tillbaka till dina ansvar, organisationshandboken, vart står vi?

Vi är inte riktigt där, men det är mycket bättre idag än tidigare. Informationen idag är uppbyggd utefter en process, d v s man söker schematiskt och i ett sammanhang. Informationen presenteras direkt i intranätet i en bakomliggande wiki. Tidigare kunde man ju inte söka alls, det var uppdelat efter vilken sektion som var ansvarig och logiken var annorlunda. Att gå från en struktur till en annan är svårt, men om ett halvår kommer det nog ha landat. Tidigare fanns informationen i dokument i word-format som inte alltid gick att öppna då det var olika webbläsare och versioner av Office-paketet.

En generell åsikt är att vi idag producerar mycket text, det är fantastiskt att arbeta med Wiki, då informationen som man vill nå ut med tar en halv dataskärm i s f fyra sidor i ett dokument om man använder Word. Utskrifterna gör vi inte allt för snygga då vi inte vill att alla skall skriva ut.

Vi vill skilja på information som man ska ta till sig och information som någon skall göra något av. Som löneunderlag, traktamente, anställningsavtal, där använder vi numera editerbara PDF: er. All annan info som skall spridas vill vi använda smartare sätt.

 

Men IBM Connections i kombination med CGATE™, i stora penseldrag, vad var målet med förändringen?

Att få ett mer informationsvänligt intranät. Att kunna kommunicera på ett nytt sätt, i forum, statusflöden, kommentering t.ex. Att få möjligheten till det. Vi är inte där än med alla, men att intranätet inte bara blir information från HK till chefer utan att alla medarbetare ska komma åt informationen och att alla kan dela information med varandra. Att det inte blir envägskommunikation. Informationsutbyte istället för informationslämning. Att det skulle bli snyggare och mer lättillgängligt med både utbyte och lämning.

 

Såhär i efterhand, har du någon reflektion om projektet?

Jag trodde det skulle vara mycket lättare, att EGBS skulle ha bättre koll på hur vi löser det.

 

Det är ju en jättefin tanke och stort förtroende för EGBS. Det vi byggt har vi varit först med i världen och att arbeta med era processer och implementera dessa i ny teknik har ju varit en utmaning.

Och det har verkligen varit ett roligt projekt för mig. Men jag förstod inte hur nytt det här var i början.

 

Om vi diskutera mål med projektet, vilka mål hade vi förutom en tvåvägskommunikation?

Intranätet skall vara så enkelt så att det inte spelar någon roll vilka som arbetar i organisationen. Datorvan eller inte, alla skall kunna kommunicera.

Det finns en stor rädsla för nya system, nya program. Det var svårt att förstå IBM Connections i början. Det var bra att vi skaffade Ambassadörer tidigt, men vi borde avsatt mer tid för att hjälpa kollegor. Detta är mycket viktigt. Men eftersom 80% av alla i intranätet använder sig av CGATE™, så har det fungerat bättre, men de 20% som arbetar direkt i IBM Connections, på HK, så behövs de.

 

Vad är du mest nöjd med?

Det som fungerat bäst, informationsflödet, det fungerar jättebra. Anslagstavlan används precis som vi vill utan några som helst instruktioner till användare.

Informationen blir automatiskt relevant för alla läsare.

 

Med informationsspridningen mellan medarbetare, vad vill ni uppnå?

Att inte uppfinna hjulet varje gång och att HK arbetar med rätt saker. Där såg vi potentialen och den stora effekten. Kunskapsspridning och att personalen får informationen, utan att behöva ringa eller maila frågor.

 

Vad skulle du gjort annorlunda om du fick börja om?

Krävt mer tid. Varit tydligare med när effektiviteten är viktigare än turordning och mandat. Ställt mer frågor. Konsekvensanalys.

 

När är projektet klart?

Aldrig, behövs ett eller två års aktivt arbete för det vi gör idag. Vi förändrar ett arbetssätt och det går inte snabbt. Sen skall det bli nya utmaningar, nya processer, nya uppgifter.

 

Gällande utbildning, borde vi gjort något annorlunda?

IBM Connections kräver utbildning, men målet med CGATE™ har varit att det inte skall vara utbildning. Däremot märker jag ju att de personer jag introducerar CGATE till får en bättre förståelse och upplevelse än de som bara loggar in själva.

 

Har det varit en framgång?

Ja, jag har varit jättenöjd. Snyggt, fräscht och roligt i utseendet. Nu har den första förälskelsen lagt sig och jag börjar fokusera på vad vi kan göra bättre när det gäller tekniska lösningar och struktur i organisationshandboken, men absolut är det en framgång.

 

Hur då menar du?

Processen, flera saker och delar av organisationen har samverkat! Bara det är viktigt, vi vet vad vi vill och vi kommunicerar.

 

I projektet har vi arbetat agilt, hur har det uppfattats?

Den agila processen har varit uppskattad. Det hade varit bättre om vi som kund varit mer aktiva och haft mer koll och kunna fokusera bättre. Men andra saker tog tid. Mer avsatt tid hade varit bra för att vara mer delaktig som beställare.

Jag vill också ge beröm till Erik Näslund som projektledare. Framförallt genom att tänka ut vad vi verkligen behöver. Att kunna bolla. Jag har ett högt förtroende för Erik.

 

Ja, det ska jag framföra på ett tydligt sätt. Vad kul, tack Matilda.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *