EuroAccident bygger nytt med CGATE™ och IBM Connections

Niklas MildNu var det åter igen dags för en intervju. Denna gång med Niklas Mild som är kommunikatör på försäkringsbolaget
Euro Accident och införandeansvarig för MittEA, deras sociala intranät som byggs med CGATE™ och IBM Connections.

 

Vad innebär din roll rent praktiskt?

– Tidigare i år bildade vi en ny avdelning, Kommunikation & HR, med tre tydliga fokus och mål: kunder, samarbetspartners och medarbetare. Jag och mina kollegor stöttar olika projekt mot de olika målgrupperna när det gäller text, formgivning, webb och events. Sedan har vi så klart andra traditionella kommunikationsuppgifter också. Mitt jobb innebär i huvudsak att skriva texter för olika kanaler och för olika målgrupper. Vi gör det mesta av arbetet inhouse, vilket innebär att vi alla arbetar väldigt brett.

 

Det låter som ganska mycket, vad är din bakgrund?

– Jag arbetade tidigare som kommunikatör hos försäkringsförmedlaren Max Matthiessen, men kände att det var dags att gå vidare efter nästan 20 år där. Jag var nyfiken att börja jobba på Euro Accident och så blev det. Jag är väldigt glad att jag fick den chansen och har väldigt kul på jobbet varje dag. Jag hade dessutom jobbat med intranät en hel del tidigare, så den erfarenheten kom väl till pass när det visade sig att Euro Accident var på väg att inför ett.

 

Men nu sitter vi här med införande av ett socialt intranät, varför ett socialt intranät?

– Euro Accident har växt mycket under många år och det finns ett behov av att strukturera och ta hand om information på ett annat sätt än tidigare. Från ett fåtal personer till fler personer som behöver ta del av olika information. Idag delas mycket information och filer på en gemensam filserver. Det har fungerat bra hittills, men med åren har det blivit lite vildvuxet, svårt att hitta och det finns en osäkerhet om informationen är uppdaterad. Det stjäl för mycket tid och med risk för att det kan bli fel, speciellt som det kommer in många nya personer i företaget. Med fler personer har det också blivit viktigare att kunna dela information och samarbeta på ett effektivare sätt än genom mail som används väldigt flitigt idag.

 

Ja det var en beskrivning av frånvaron av socialt intranät, vad vill du uppnå?

– Bara det faktum att vi får ett intranät har länge varit efterlängtat. På kort sikt handlar det om att skapa en mer effektiv och enhetlig informationsstruktur som är lättillgänglig, sökbar och uppdaterad. Dessutom vill vi skapa mer engagemang, öppenhet och samarbete genom att öppna upp för mer kommunikation i alla delar av företaget. Det finns så mycket samlad kunskap som bara väntar på att få komma ut. Sedan tror jag att många kommer att uppskatta att det blir enklare att hitta information om sina kollegor genom profilinformation med bilder. På lång sikt tror jag att det handlar mer om att få ut kraften och potentialen i ett socialt intranät när det gäller samarbeten, att fånga upp bra idéer, visa goda exempel och framförallt att stoppa tidstjuvar.

 

Då tror du att CGATE™ och IBM Connections löser detta, du har hittills bara läst dig till hur det funkar?

– När jag kom in i projektet var det redan bestämt att vi skulle använda IBM Connections. Jag kom från en Apple-värld innan och kände inte till produkten. Jag försökte hitta information om sociala intranät och IBM Connections, men det fanns rätt lite relevant information om det tyckte jag. Det mesta handlade om olika funktioner i IBM Connections, alltså hur, men inget om vad och varför. En sak jag hittade dock var Statusraden.se med artiklar som beskrev fördelarna med sociala intranät och tips på hur de bäst kan införas. Många saker började falla på plats och jag såg en väg framåt. Det var också så jag först kom i kontakt med EGBS och förstod att ni kunde hjälpa oss med både de hårda delarna, tekniken, och de mjuka delarna, som behov, införande och utbildning. Det ledde fram till att vi sedan beslutade oss för att samarbeta med EGBS i införandet av IBM Connections.

 

Du har ju använt IBM Connections som plattform lite för test hittills, hur har det gått?

– Initialt var uppdraget att installera IBM Connections utan några större anpassningar, lansera och stötta med utbildning. Men när jag började bekanta mig med IBM Connections fick jag dock känslan av att det innehåller väldigt många olika delar och att det inte var intuitivt hur jag som användare skulle börja använda det. Det skulle ställa väldigt höga krav på användarna. Jag såg en stor risk att projektet inte skulle lyckas för att det skulle vara för svårt att få användarna att gilla och börja använda IBM Connections. Det fick mig att tänka om och nu har vi en helt annan plan.

 

Jag vet ju vilken planen är, CGATE™, berätta, vad såg du?

– Först letade vi efter en leverantör som kunde hjälpa till med helheten och den hittade vi i EGBS. Sedan visade det sig att ni var på väg att lansera CGATE™. Bitarna föll på plats och jag så en tydlig väg framåt. CGATE™ var gränssnittet, filtret, mot IBM Connections, som kunde göra det enkelt för användare att komma igång och också ge användarna en mer välkommande upplevelse. Sedan var det en bonus att hälften av kostnaden för CGATE™ skulle gå till ett CSR-projekt hos Frälsningsarmén. Vi valde att stödja deras arbete med att hjälpa båtflyktingar i Grekland.

 

Så hur har ni påbörjat arbetet?

– Det gjordes ett arbete 2012 som resulterade i ett antal användarhistorier. De har vi delvis återanvänt när jag och Erik Näslund från EGBS varit runt och intervjuat medarbetare i olika roller. Det vi märkt är att det finns höga förväntningar på olika saker som de tror att intranätet ska lösa, men också att det ska fungera som ett viktigt stöd i deras arbete. Vi kommer inte att kunna leverera allt på en gång, utan det viktiga är att komma igång och sedan vara tydlig med hur planen framåt se ut. Innehållsmässigt kommer vi att börja med företagsnyheter och grundläggande information som till exempel personalhandbok. Sedan tror jag att sökning, flöden för kommunikation mellan medarbetare och att kunna hitta information om kollegorna kommer att vara uppskattat.

 

Ser du några problem?

– Jag vet inte om jag skulle vilja kalla det problem. Det är framförallt två saker vi behöver komma fram till hur vi ska göra med. Det ena är mobil access och det andra är var filerna lagras. Mobiliteten handlar om IT-säkerhet utifrån de uppgifter vi hanterar som försäkringsbolag, men det kommer vi att kunna lösa framöver. Det andra handlar om att vi helst vill lagra filer bara på ett enda ställe trots att de används i flera andra gränssnitt än intranätet. Det blir ett policybeslut som vi kommer att vrida och vända på innan vi går vidare.

 

Kan du ta ett exempel på när det blir bra?

– Vår verksamhet är präglad av en hel del olika samarbetsavtal, försäkringsavtal, försäkringsvillkor, lagar och handläggningsrutiner som vi behöver följa. Jag tror att vi med intranätet kommer att kunna ge ett bättre stöd till dem som snabbt behöver ta reda på vad som gäller. Varje avdelning kommer ha en struktur som vi kallat ”Så här arbetar vi”. Det gör det också enkelt för nyanställda att snabbare kunna komma in i jobbet. Sedan tror jag mycket på olika gemenskaper, som utgår från hur vi arbetar snarare än organisationsschemat, där finns det utrymme för att enklare hitta och dela information.

 

Du verkar ha en väldigt god plan. Hur har du arbetat för att förstå organisationen?

– Framförallt genom ett trettiotal intervjuer med olika personer i företaget som jag gjort tillsammans med Erik Näslund från EGBS. Det har handlat mycket om att lyssna, fråga, tolka och förstå. Jag har lärt mig otroligt mycket som jag inte kände till innan. Jag har också gått igenom en hel del av vår befintliga information liksom försökt fånga upp behov från andra projekt som pågår parallellt. Det har gett ett väldigt bra utgångsläge.

 

Utseende- och innehållsmässigt CGATE™, vad innehåller startsidan?

– Den är inte riktigt spikad, men som det ser ut nu kommer de finnas flera flöden: ett för alla, ett utifrån vilket av våra fyra kontor du sitter på och ett utifrån den avdelning du tillhör. Vi kommer också ha ett fast fönster för information från ledningen. Sedan har vi länkar till Organisationshandboken som ska innehålla allt jag behöver känna till som anställd, länkar de viktigaste gemenskaperna och snabblänkar till exempel löne- och fakturaattestsystem.

Sedan vore det väldigt kul om det på sikt gick att få till så att vi i realtid kan visa hur vi mår på företaget i form av en temperaturmätare. Ett sådant verktyg är något vi faktiskt håller på att titta på.

 

Hur ser du på utbildningsbehovet idag?

– Det varierar beroende på hur du kommer att använda IBM Connections. Vi kommer att börja med ledningen, så att de får förståelse och kan föregå med ett gott exempel. Sedan kommer vi att utbilda de som behöver skapa och uppdatera information i IBM Connections. Sedan har jag inte riktigt bestämt hur vi ska introducera intranätet för användarna. Förhoppningsvis ska det vara så enkelt att komma igång och förstå, så att det räcker med en introduktion och sedan löpande stötta med på olika sätt, kanske genom korta videokurser.

 

Så, vart är vi om tre år, hur arbetar ni?

– Jag hoppas att intranätet har blivit ett naturligt arbetsverktyg och en viktig kommunikationskanal för alla i företaget, som alla ser fördelarna i att använda och inte vill vara utan. Men det gäller nog att hela tiden fortsätta att lyssna på och förstå användarnas behov och ständigt utveckla intranätet för att möta nya behov. Sedan handlar ett intranät inte bara om teknik och funktioner. Jag tror att det är minst lika viktigt att titta på och utveckla arbetsprocesser i företaget för att intranätet ska ge den utväxling som vi hoppas på.

 

Jag måste fråga, vad tycker du om EGBS hittills?

– Jag tycker att det har varit lätta att arbeta med EGBS sedan första mötet. Ni presenterade en modell att arbeta som passade våra behov och offerten var tydlig. Johan Romin som gjorde en teknisk hälsokontroll av installationen av IBM Connections på plats hos oss var bra på att förklara så att jag som icke-tekniker förstår och föreslog saker jag inte tänkte på. Det har också varit väldigt kul att göra intervjuerna tillsammans med Erik Näslund. Han har sett möjligheter och lösningar och även vågat ställa jobbiga och utmanande frågor under intervjuerna. Det uppskattar jag.

 

När lanserar vi CGATE™?

– Vi har inte satt ett exakt datum ännu, men någon gång under första kvartalet kommer vi att ha gjort en första lansering. Det får bli ett nyårslöfte!

 

Haha, ja det skålar vi för. Tack Niklas för din tid. Jag kommer tillbaka och intervjuar efter leveransen och jämför med vad du sagt nu. Gott nytt år.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *