Informationsmötet

Informationsmötet

Som teamledare sitter Lasse med i ledningsgruppen för sin avdelning. Han får mycket information uppifrån som han vill förmedla till teamet. Lasse har ett teammöte på måndag morgon för sina 9 teammedlemmar. Teammötet är på 75 minuter och brukar börja med en runda runt bordet, där alla får uppdatera de andra vad de arbetar med just nu. Sedan håller Lasse en dragning om vad som händer i bolaget, där han presenterar sin summering av den information han i sin tur fått från avdelningschefen, ledningen och de andra teamen.

Lasses chef, Birgitta, har förutom Lasses team ytterligare fyra team under sin avdelning. Birgitta håller själv ett avdelningsmöte för hela avdelningen, totalt 47 personer, en gång i månaden. Avdelningsmötet är satt till 90 minuter och hålls normalt den första tisdagen varje månad. Birgitta träffar även företagets ledningsgrupp, där Lasse och hans kollegor ingår, en gång varannan vecka. Ledningsgruppen träffas i två timmar och säkerställer att alla teamchefer är synkroniserade och har samsyn i vad de gör.

Stina sitter i Lasses team. Stina är även med i fem olika projekt som alla har sin projektledare. Varje projekt har ett projektmöte en gång i veckan, som oftast är bokat till 60 minuter. För att underlätta för alla projektdeltagarna har avdelningen infört mötesfria onsdagar och de flesta projekt försöker hålla sina projektmöten på måndagar och tisdagar, då det ändå brukar var mycket möten.

Sett till en normal vecka, spenderar Stina mellan 5-8 timmar i informationsmöten. Möten där hon förväntas sitta och ta del av vad som händer inom avdelningen, teamet och projekten. Inte sällan är mycket av denna information dubblerad. Ändå känner Stina att det är mycket som hon inte får veta. I ett av hennes projekt jobbar hon mycket med Bengt, som sitter i ett annat team på samma avdelning. Från Bengt får hon ofta höra saker om vad som händer på avdelningen, som de aldrig får höra av Lasse. Konstigt tycker Stina, för de har ju båda Birgitta som chef?

Stina är inte ensam. I en nyligen genomförd medarbetarmätning visade det sig att en majoritet av de anställda bedömde att de fick för lite information om vad som händer inom bolaget, trots att en anställd från Lasses team spenderar i snitt över 7 timmar i veckan i olika informationsmöten. Att många organisationer fortfarande håller informationsmöten så pass ofta, är ett typiskt exempel på ett tankesätt som inte har följt med till den digitala världen.

I takt med att vår vardag digitaliseras, har vårt sätt att inhämta information förändrats väsentligt. Vi tar del av ett allt större informationsflöde dagligen, och sättet vi inhämtar information har förändrats. Genom våra smarta telefoner, surfplattor, tv-apparater och klockor har vi tillgång till all världens information inom en armlängds avstånd, dygnet runt. Samtidigt har vår vardag blivit mer fragmenterad än någonsin, och vi tar för givet att vi har möjlighet att konsumera information på de tider som passar oss.

Vi är även sociala och deltar i informationsflödet genom att själva publicera, kommentera och dela andras information.

På samma sätt som nyhetsbyråer bryskt tvingats anpassa sig till denna nya verklighet, är det dags för organisationer att göra detsamma. Information om organisationen är inte något som ska förmedlas på bestämda tider där man behöver vara fysiskt närvarande. Information ska finnas tillgänglig för konsumtion på den anställdes villkor.

Det är dags att ta samarbetet in i den digitala åldern. Hur gör man då rent praktiskt för att bli digital i sin informationsspridning? På ett socialt intranät delas information direkt av informationsägaren, vilket gör att många av dagens filtreringar av information försvinner. Om Birgitta, avdelningschefen, själv delar sin information publikt istället för som idag bara till sin ledningsgrupp, försvinner behovet för Lasse och hans fyra kollegor att var för sig gå igenom Birgittas information och skapa sina egna filtrerade informationsflöden. De som är intresserade har möjlighet att läsa allt som Birgitta delar, utan att någon har bestämt i förväg vad som är intressant för dem. De kan dessutom ta del av informationen när det passar dem, på bussen till jobbet eller när de har en halvtimme över under dagen. Lasses informationsmöten på måndagar kan reduceras till 15 minuter, med fokus på det fysiska mötet. Stinas möten likaså, liksom de flesta projektmöten.

Förutom mer tid över till faktiskt arbete får de anställda tillgång till mer information än de fått tidigare, trots att de lägger mindre tid på att ta emot information. Sannolikheten att de blir informerade om det de själva är intresserade av är dessutom betydligt större, då de själva styr informationsflödet istället för tvärt om.

Observera att vi inte pratar om alla möten här. Det finns ett värde i att mötas, både socialt och arbetsmässigt. Vi pratar om informationsmöten, som hålls för att förmedla information som någon bestämt är relevant på en bestämd tid. En väldigt vanlig företeelse i svenska organisationer.

Genom att digitalisera informationsflödet och ersätta en majoritet av dagens informationsmöten får Birgittas team på 48 personer 1 100 arbetstimmar över per månad, motsvarande knappa 7 heltider(!). Tid de kan göra annat på.

 

Vad skulle du göra om du fick 6 timmar extra varje vecka?

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

En kommentar om: “Informationsmötet

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *