E-posten

2016-06-17 - E-posten

Stina har en idé. Hon har kommit på en förbättring i ett av hennes projekt, men vill bolla frågan med några av projektdeltagarna. Hon skickar ut tanken till Kicki, Bettan och Magnus via e-post. Kicki svarar direkt att det är en bra idé, med kopia till alla. Magnus har en fråga, så han svarar direkt till Stina men tar inte med de andra i konversationen. Bettan tyckte också att det såg bra ut, och kopierade in Patrik också som kanske har en synpunkt. Stina svarar Magnus med kopia till alla. En stund senare får Stina ett brev från teamledaren Lasse, som fått det första brevet skickat till sig av Patrik. Lasse har en liknande fråga som Magnus, men var inte med i det svar som Stina skickade ut tidigare. Stina skickar därför vidare det brevet till honom, liksom till Patrik och till Simon som också fått brevet av Patrik. Simon har en följdfråga till Stina på ärendet. Detta hade inte Stina tänkt på tidigare, och tar därför frågan och skickar vidare till Kicki, Bettan och Magnus, med kopia till Lasse, Patrik och Simon. Stina får svar av Bettan, som fortsatt diskussionen på detta mail med Anna som sitter på en annan avdelning. Stina skickar ut ett sista mejl med beslutet till alla, inklusive Anna.

Känns det rörigt? Det blir snabbt rörigt när man använder e-post för något mer än envägskommunikation. Totalt skickas över 47 brev som landar i olika personers inkorgar, trots att det egentligen bara kom in två synpunkter på Stinas ursprungliga förslag. Det är inte omöjligt att frågan fortfarande diskuteras via e-post som Stina inte känner till. Det är inte heller omöjligt att någon annan fått en liknande idé som Stina och diskuterar samma fråga i en parallell konversation med sex andra personer.

En normal arbetsvecka lägger Stina 13 timmar av sin arbetstid till att kolla e-post. Tillsammans med de dryga sju timmarna hon sitter i informationsmöten spenderar hon över halva sin arbetsvecka på e-post och möten. Tyvärr är denna halvtid inte schemalagd till fasta tider, vilket gör att de stunder Stina får till koncentrerat arbete utan störning blir allt mindre.

Det är lätt att förstå e-post, det bygger på analogin av fysiska brev, som vi skickar till personer som vi vill ska läsa något som vi skriver. E-post går dock betydligt snabbare än vanlig post och de kan kopieras upp i obegränsade mängder. Den har därför naturligt kommit att användas som en samarbetskanal, där vi bollar frågor fram och tillbaka och skickar vidare information till diverse personer vi tycker borde känna till innehållet. Problemet är att e-post inte skalar. När behovet av samarbete blir allt större och vi börjar inse värdet av nätverket, börjar e-posten att visa sina begränsningar. För många är den gränsen nådd för länge sedan. Det är inte ovanligt med organisationer där de anställda i genomsnitt får över 150 e-postmeddelanden per dag.

Hur gör man då rent praktiskt för att bli digital i sin kommunikation? Genom att använda sig av ett socialt intranät kan Stina posta sin fråga direkt till avdelningens grupp. Kicki och Magnus svarar Stina, som ger sin synpunkt direkt på intranätet. Simon läser och kommer med en fråga och när den är utredd är det klart. Totalt fem inlägg, och varken Lasse eller någon av de andra fem personerna blir avbrutna i sitt dagliga jobb utan kan läsa och delta när det passar dem. Alla som vill kan läsa och kommentera och behovet av att skicka e-post till folk för kännedom försvinner.

När Stina postar frågor publikt lägger hon över ansvaret från sig själv förmedlare av information till mottagarna som aktiva läsare av informationen. Lasse har full access och kan läsa det han är intresserad av, dessutom kommer andra personer som har intresse av frågan att se och ta del av detta. Kanske får Stina ytterligare en idé från en person som idag inte har en aning om vad som ska ske, eftersom denne inte fått någon e-post om det.

Genom att flytta samarbetet bort från e-posten frigörs flera timmar av arbetstid för varje anställd, trots att de paradoxalt nog får mer information och blir mer delaktiga i diskussioner som pågår. Den stora vinsten kommer dock av att samarbetet kommer att inkludera hela nätverket, inte bara de personer som väljs ut som intressanta. Stina kommer att få bättre svar på sin fråga och fler kommer att vara informerade om vad som händer trots att det totalt läggs mindre tid på frågan.

Samarbetet blir digitalt.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *