Filerna

newspaper-1428072_1920

Varje måndag eftermiddag lägger Lasse upp sin presentation från veckans teammöte. Den läggs under avdelningens gemensamma mapp på G:. Det händer att andra i teamet presenterar på veckomötena, de presentationerna läggs också upp där under samma mapp. Just nu ligger det 123 filer där. I en annan mapp finns semesterlistan som ett kalkylblad, liksom en presentation om arbetsmiljö från företagshälsovården. Den finns i tre versioner, det har kommit en uppdatering till den som mejlades ut till alla anställda efter informationsdagen i början av maj.

Lasse har även en mapp för ledningsgruppen, där avdelningschefen Birgitta lägger upp sina presentationer. Lasse och de andra teamledarna lägger dessutom upp en veckorapportering för varje team, och en budgetuppföljning i form av ett kalkylblad per månad. Budgetuppföljningen hamnar ibland under mappen Ekonomi för avdelningen. För att vara säker att folk hittar den brukar Lasse alltid mejla ut den exakta länken till dokumentet, annars vet han att folk inte brukar hitta den.

Lasse kollade nyligen igenom sitt teams mapp på G:, och det visade sig att de hade 2783 filer där. Det är över 270 filer per teammedlem. Dessutom tillkommer det knappa 28 nya filer varje vecka, nästan tre per person och vecka. Lasse funderar mycket på detta och vet att han inte är ensam i bolaget om att göra det. Flera har uttryckt att det är svårt att hitta information och många e-postar för säkerhets skull ut en länk till filen eller bifogar själva filen för att vara säker att folk hittar rätt. Många upplever också att man är osäker på vilken information som faktiskt gäller, eftersom man ibland hittar motstridig eller liknande information i olika mappar.

När Lasse avslutat sin arbetsdag och cyklat hem tar han upp sin telefon och kollar igenom nyhetsflödet. På tidningens hemsida får han en anpassad vy av aktuella händelser utifrån de val han gjort tidigare. När han klickar på en nyhet bläddrar han snabbt igenom de flesta, några få läser han lite mer noggrant. När han hittar något som berör honom, brukar han dela nyheten i sitt sociala flöde, gärna med en kommentar som markerar hans åsikt. Det händer även att han sparar vissa artiklar för framtida läsning eller referens.

När Lasse hittar en nyhet som han brinner för, går det fort att söka sig fram till fördjupad information på antingen nyhetssidan eller andra sidor. Inte en enda gång behöver Lasse öppna upp sin ordbehandlare för att läsa något, eller öppna ett kalkylark för att se några siffror.

Vårt dagliga informationsflöde beräknas ha ökat 200-faldigt de senaste 24 åren. Som tur är har hjärnan en fantastisk förmåga att anpassa sig till en ny omvärld, vi har blivit allt duktigare på att snabbt överblicka mycket information för att sedan selektivt välja vad vi vill fördjupa oss i. Lasse kan svara på ett sms medan han lagar middag till barnen, snabbt kolla av dagens nyheter och sedan fördjupa sig i en lång artikel i ett spännande ämne på sin läsplatta i lugn och ro när barnen somnat. Allt är tillgängligt dygnet runt, på en armlängds avstånd. Lasse väljer själv i vilka ämnen han vill fördjupa sig, liksom när på dygnet han gör det.

Trots att de allra flesta av oss lever i denna vardag privat, är det påfallande många av oss som på våra arbetsplatser tvingas leta efter information gömd i dokument, lagrade på en filserver i en mappstruktur som i bästa fall är någorlunda logisk. Att inhämta information på en delad yta med tusentals (eller tiotusentals eller hundratusentals) dokument, där den bästa indikationen man har är ett filnamn och den mapp de ligger i, är minst sagt en utmaning. Lägg till att varje dokument behöver öppnas i ett för det avsett program (några sekunder per fil), så inser man snabbt att möjligheten att hitta relevant information på bolagets officiella informationslagring är markant svårare än vad vi är vana vid i våra privata liv. Det är ytterst få, om ens några, som vi träffar som faktiskt ens försöker leta efter information på den gemensamma mappen. Man mailar eller ringer någon istället. Men trots det skapas det nya dokument dagligen, eftersom man vill ”dela med sig av informationen”.

Vi ser att många gör som Lasse – man skapar dokumentet först, sparar det i den mapp där man tycker att det hör hemma och skickar sedan e-post till de man tycker är berörda. Allt för ofta är det ingen som klickar på dessa länkar, och de som inte fått länken via e-post hittar aldrig informationen.

Att lagra information i ett dokument som läggs i en viss mapp på en viss disk är enkelt att förstå eftersom vi förstår den analoga motsvarigheten till att ta ett fysiskt dokument, stoppa in den i en dokumentmapp och lägga den i ett dokumentskåp. Men information är inte samma sak som dokument. Vi är vana att hantera det i det privata livet (vilken mapp ligger en nyhetsartikel i på webben?). Idag läser vi inte information som utprintade dokument. Vi tar del av information när vi står i kön i mataffären, när vi behöver veta något mitt i mötet vi sitter i, när barnen gått och lagt sig och vi får lite tid över. Vi behöver inte fler dokument, vi behöver mer tillgänglig information.

Hur gör man då rent praktiskt för att bli digital i sin informationshantering? Till att börja med måste man förstå skillnaden mellan information och dokument. Genom att införa ett socialt intranät är det enkelt att publicera information som alla kan ta del av, på sina egna villkor. Gör det möjligt för nätverket att ta del av och kommentera information på enklaste möjliga sätt och låt alla kunna publicera information själva. Se till att all information är tillgänglig dygnet runt inom en armlängds avstånd. Och förstå skillnaden mellan att producera information och publicera information – allt du jobbar med ska nödvändigtvis inte publiceras.

Lasse inser att all information inte ska lagras som dokument; det viktiga är att det är enkelt för andra att läsa och ta till sig vad som är viktigt för teamet. Lasse publicerar teaminformationen på företagets sociala intranät, där alla teammedlemmar kan läsa och kommentera innehållet. Det kan även Birgitta liksom alla andra team inom avdelningen. Information som rör avdelningen och företaget lagras inte längre i dokument och kalkylark, utan finns tillgängliga för läsning direkt på det sociala intranätet. Det framgår tydligt vilken information som gäller och man behöver inte längre förstå någon filstruktur eller få en länk skickad till sig för att hitta. Dessutom är allt sökbart och går att läsa direkt i mobilen, när som helst och var som helst.

Genom att göra information tillgänglig för alla, både att skapa och att läsa, skapar man en transparens och en möjlighet för anställda att själva göra djupdykningar utifrån egna val. Om anställda har tillgång till information skapas nya möjligheter att engagera sig och samarbeta där man tror att man verkligen kan bidra.

Se till att underlätta det genom att bli digital i er informationshantering.

Share on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *